Când achizițiile administrative sunt împărțite între mai mulți furnizori, costul lor nu se vede doar în prețul produselor. Fiecare colaborare înseamnă un cont de administrat, comenzi de urmărit, documente de înregistrat și plăți de verificat. Iar când hârtia, detergenții, tonerele și scaunele vin din surse diferite, aceeași aprovizionare lunară ajunge să fie gestionată prin mai multe canale separate. Centralizarea la un singur furnizor poate simplifica o parte din acest proces, dar vine și cu propriile limite. Când merită să reduci numărul furnizorilor și ce ar trebui să verifici înainte? Iată criteriile care te pot ajuta să decizi.
Ce vei afla din articol
Mai puțini furnizori înseamnă mai puține facturi de înregistrat.
O singură platformă arată cheltuielile pe departamente.
Volumul cumulat poate susține condiții comerciale mai bune.
Produsele critice au nevoie de o sursă de rezervă.
Ce înseamnă să centralizezi achizițiile administrative?
Înseamnă să cumperi de la un singur furnizor majoritatea produselor de care firma are nevoie zi de zi: papetărie și hârtie, produse de curățenie și igienă, consumabile IT, protocol și, la nevoie, mobilier. Un furnizor care acoperă toate aceste categorii este numit în engleză „one-stop-shop”.
Centralizarea are sens mai ales când firma cumpără regulat aceleași produse, iar de achiziții se ocupă una sau două persoane care au și alte sarcini.
Ce avantaje are un furnizor unic de consumabile?
Avantajele țin de timpul administrativ și de controlul cheltuielilor.
Mai puține facturi. Contabilitatea înregistrează documentele unui singur furnizor, iar plățile se urmăresc într-un singur loc.
Bugetul vizibil într-o singură platformă. Vezi cât cheltuie fiecare departament pe toate categoriile, fără să aduni rapoarte din mai multe conturi.
Un interlocutor care îți cunoaște istoricul. Consultantul furnizorului știe ce comanzi și îți poate propune un produs echivalent când unul lipsește.
Condiții negociate în funcție de volumul total. Când toate categoriile trec prin același furnizor, negocierea pornește de la valoarea cumulată a comenzilor.
Mai puține conturi de administrat. Colegii folosesc aceleași date de acces, aceleași liste de produse și aceeași regulă de aprobare.
Cum arată un furnizor cu acoperire largă?
Pe piața românească, Dacris face parte din categoria distribuitorilor cu portofoliu variat. Compania, activă din 1994, are un portofoliu care acoperă necesarul spațiilor de lucru: papetărie, produse din hârtie, igienă și curățenie, echipamente de protecție, mobilier, IT&C și protocol, plus servicii de tipar și produse personalizate. Contul de firmă permite bugete per utilizator, liste personalizate de produse și rapoarte de consum pe departamente și centre de cost, iar condițiile comerciale se discută cu un consultant dedicat.
Varietatea produselor este unul dintre criteriile luate în calcul atunci când firmele aleg un furnizor. În Barometrul consumabilelor B2B în România apar și solicitări pentru extinderea unor categorii conexe. Pentru o companie care analizează centralizarea, merită verificat cât de bine poate același furnizor să acopere necesarul recurent, fără să excludă categoriile pentru care este nevoie de un furnizor specializat.
Ce riscuri are un singur furnizor?
Principalul risc este dependența. Dacă furnizorul nu are pe stoc un produs de care activitatea depinde direct, firma rămâne fără o alternativă pregătită. Riscul se reduce prin câteva reguli:
păstrezi o sursă secundară pentru produsele fără de care nu poți lucra;
compari o dată pe an prețurile articolelor cumpărate cel mai des;
verifici în contract cum se actualizează prețurile și cum se încheie colaborarea;
lași la furnizori specializați echipamentele care au nevoie de instalare sau service dedicat.
Cum centralizezi achizițiile, pas cu pas?
Centralizează treptat, categorie cu categorie:
Faci lista furnizorilor actuali și a facturilor primite în ultimele luni.
Grupezi cheltuielile pe categorii de produse.
Verifici ce categorii poate prelua un singur furnizor.
Începi cu categoria în care ai cele mai multe comenzi de valoare mică.
Urmărești câteva comenzi și adaugi celelalte categorii după ce procesul funcționează.
Ce verifici înainte să reduci numărul de furnizori?
Compară doi sau trei furnizori cu acoperire largă, pe aceleași criterii.
Acoperirea: ce parte din cheltuielile actuale poate prelua furnizorul?
Facturarea: poți primi facturi separate pe departamente, dacă firma are nevoie?
Controlul: poți stabili cine comandă și cine aprobă?
Rapoartele: vezi cheltuielile pe categorii și pe centre de cost?
Contactul: ai o persoană care răspunde de contul firmei?
Ieșirea: ce prevede contractul dacă vrei să schimbi furnizorul?
Întrebări frecvente despre centralizarea achizițiilor
Cum optimizezi costurile achizițiilor de birou?
Pune lângă prețul produselor și costul administrativ: timpul alocat comenzilor, numărul de facturi de înregistrat și plățile de urmărit. Analizează cheltuielile pe categorii și, unde se poate, negociază pe volumul anual.
Ce înseamnă un furnizor one-stop-shop pentru o firmă?
Este un furnizor la care găsești majoritatea produselor folosite zilnic, de la papetărie la curățenie, IT și mobilier. Pentru client, avantajul principal este un singur cont și un singur set de documente.
Când nu merită să centralizezi achizițiile?
Când firma cumpără rar sau când o parte importantă din achiziții o reprezintă produsele tehnice, cu cerințe speciale. În aceste cazuri, un furnizor specializat poate răspunde mai bine.
Un singur furnizor pentru achizițiile administrative înseamnă mai puține facturi, un buget ușor de urmărit și un interlocutor care îți cunoaște comenzile. Decizia merită luată după o comparație între doi sau trei furnizori cu acoperire largă, precum Dacris, și cu o sursă de rezervă pentru produsele critice.
Sursa foto: Pexels, Kaboompics
